Spis treści
Wszyscy na pokład! Czym jest spotkanie all hands?
Spotkania all hands, zwane też town hall lub forum, to ogólnofirmowe spotkania kierownictwa z wszystkimi pracownikami, podczas których omawia się najważniejsze dla rozwoju firmy sprawy. Odbywają się regularnie, tak, jak typowe zebrania podsumowujące rok czy kwartał. W niczym nie przypominają jednak skostniałych, korporacyjnych posiedzeń rodem z najgorszych koszmarów. Wywodzą się z kultury start-upów, w której pracowników traktuje się jak partnerów, i tak też powinny być przeprowadzane – aby załoga aktywnie je współtworzyła.
Cele spotkań all hands to:
- przekazanie pracownikom najważniejszych informacji z ostatniego roku/kwartału/miesiąca i omówienie spraw organizacyjnych,
- zreferowanie postępów w kluczowych projektach,
- świętowanie sukcesów (a nawet nagradzanie najlepszych pracowników),
- integracja zespołu wokół wspólnego celu lub filozofii działania,
- stworzenie przestrzeni do zadawania pytań, omawiania problemów i zgłaszania sugestii.
Spotkania all hands aktywizują obie strony, pozwalając wypowiedzieć się zarówno zarządowi, jak i pracownikom. Dają wszystkim, od stażystów do prezesa, szansę na zadawanie pytań czy wyrażanie wątpliwości.
Dlaczego warto organizować spotkania all hands?
W wielu firmach takie wewnętrzne spotkania z pracownikami uważane są za stratę czasu – przecież równie dobrze można rozesłać do wszystkich maila albo video z omówieniem aktualnych spraw. W Ageno mamy na to zupełnie inny ogląd. Wyróżniliśmy 5 najważniejszych korzyści, dla których warto organizować spotkania all hands.
1. Skuteczna komunikacja z całym zespołem
Na pewno znasz grę w głuchy telefon. Przekazywanie informacji w dużej firmie czasem łudząco ją przypomina. Język polski pełen jest wieloznaczności – jedną rzecz można powiedzieć na kilka całkiem różnych sposobów. Do tego dochodzą jeszcze komunikaty niewerbalne, czyli mimika i ton głosu. Może się okazać, że informacja, którą przekazujesz kierownikowi działu, dociera do poszczególnych członków zespołu w zupełnie innej formie.
Spotkania all hands, na których obecne są wszystkie osoby tworzące organizację, to najefektywniejszy sposób przekazywania ważnych informacji. Dają gwarancję, że cała załoga w tym samym czasie otrzyma ten sam komunikat, bez przeinaczeń i niejasności.
![Przekazywanie informacji na spotkaniu all hands](/wp-content/uploads/2021/12/komunikacja.png)
2. Wzmocnienie kultury organizacyjnej firmy i budowanie społeczności
Spotkania wszystkich pracowników to ważna część budowania tożsamości firmy. Warto podczas nich eksponować jej wizję i misję, podkreślać wartości czy przypominać o celach. Wzmacnia to w zespole poczucie „grania do jednej bramki” i bycia częścią społeczności.
3. Przestrzeń do rozmowy
Podczas każdego spotkania all hands zarezerwuj co najmniej 25% czasu na sesję Q&A i staraj się tak poprowadzić dyskusję, aby wciągnąć w nią każdego pracownika. Możesz poprosić zespół, by wcześniej podesłał Ci pytania, które będą punktem wyjścia, ale zostaw też trochę przestrzeni na spontaniczność. Kierunek, w jakim rozwinie się rozmowa, może Cię zaskoczyć! I właśnie taki jest cel: wyjście poza ramy, schematy i rutynę. Dzięki swobodnej dyskusji poznasz inne perspektywy patrzenia na omawiane kwestie, a także nastroje, jakie panują w zespole.
4. Wzajemna motywacja
Spotkania typu all hands to świetna okazja do tego, aby ogłaszać mniejsze i większe sukcesy, chwalić tych, którzy pomogli je osiągnąć, czy przekazywać opinie zadowolonych klientów. Gdy sprawy zaczynają się nawarstwiać, a nawał obowiązków przytłaczać, nic tak nie zwiększa zaangażowania w zespole, jak pokazanie efektów jego codziennego wysiłku.
5. Integracja zespołu
Jasne, na pewno znasz lepsze sposoby na integrację zespołu niż spotkanie w godzinach pracy, ze sztywną agendą i jasno określonym celem. My też znamy. Problem z wypadami integracyjnymi poza biuro jest jeden, za to zasadniczy: rzadko kiedy uczestniczą w nich wszyscy. Często spotkanie typu all hands to jedyna szansa, aby zebrać w jednym miejscu cały zespół, zwłaszcza jeśli firma działa hybrydowo lub ma kilka oddziałów.
![Spotkanie all hands online](/wp-content/uploads/2021/12/integracja-1024x840.png)
Jak często powinny odbywać się spotkania all hands?
Zależnie od potrzeb i tempa rozwoju organizacji – spotkania all hands mogą odbywać się co miesiąc, kwartał (to najpopularniejsza opcja) albo co rok, choć zdarzają się firmy, w których przeprowadza się je co tydzień, a nawet codziennie.
7 kroków do udanego spotkania all hands. Jak je zorganizować i moderować?
1. Ustal datę i roześlij zaproszenia z wyprzedzeniem
Niech spotkania all hands staną się w Twojej firmie tradycją. Organizuj je w stałych odstępach czasu i przypominaj o ich terminie z wyprzedzeniem – a najlepiej na każdym z nich podaj datę kolejnego. Staraj się tak wybrać taką porę, aby faktycznie było to spotkanie „all hands”, a nie „some hands”. Problematyczne mogą być na przykład sezony urlopowe albo terminy zahaczające o długie weekendy.
Jeśli któryś z pracowników nie może uczestniczyć w spotkaniu ani osobiście, ani zdalnie, zastanów się nad przygotowaniem dla niego nagrania.
![Zarządzanie czasem spotkania all hands](/wp-content/uploads/2021/12/czas.png)
2. Opracuj agendę
Agenda jest podstawą każdego spotkania, zwłaszcza tak dużego, jak to typu all hands. Jeśli jej nie opracujesz, istnieje ryzyko, że zebranie niepokojąco się rozwlecze, a jego cel nie zostanie osiągnięty. Sporządź więc listę tematów, które powinniście przedyskutować z pracownikami, i oszacuj, ile mniej więcej czasu możecie poświęcić na omówienie każdego z nich. Podczas spotkania staraj się trzymać tej rozpiski i tak kieruj rozmową, aby punkt po punkcie ją realizować.
3. Nie pozwól, żeby zawiodła technologia
Najczęstszą przyczyną opóźniania się spotkań wcale nie jest spóźnialstwo uczestniczących w nim osób, ale niedomagania technologii. Prezentacja, której nie da się uruchomić, niedziałający projektor, trzaski na łączach… Aby spotkanie all hands w Twojej firmie mogło zacząć się bez opóźnień, koniecznie sprawdź wcześniej, czy sprzęt, z którego będziesz korzystać, działa bez zarzutu.
Wskazówka: jeśli podczas spotkania kilka osób będzie wspomagać się prezentacjami multimedialnymi, przed spotkaniem połącz ich slajdy w jedną prezentację. Pozwoli to uniknąć problemów z uruchamianiem każdej z osobna.
4. Zacznij od przełamania lodów
Spotkania typu all hands koncentrują się na interakcjach między uczestnikami i dynamicznej wymianie opinii. Czasem jednak trudno zachęcić zespół do aktywnego uczestnictwa – zwłaszcza w dużych firmach, w których pracownicy różnych działów słabo się znają i nie są ze sobą zbyt dobrze zintegrowani.
Aby mocniej zaangażować uczestników, spotkanie zacznij od tzw. lodołamaczy – prostych pytań, które rozluźniają atmosferę i są zaczątkiem swobodnej rozmowy. Możesz zapytać pracowników o najlepszą rzecz, która przydarzyła im się w tym tygodniu, albo o zmiany, jakie wprowadziliby w firmie, gdyby mieli do dyspozycji nieograniczony budżet. Świetnym lodołamaczem jest również rozmowa na jakiś „kontrowersyjny” (ale lekki!) temat, np. sernik z rodzynkami czy bez?
Entuzjazm jest zaraźliwy – gdy jedna osoba odważy się odpowiedzieć, zachęci kolejne.
5. Angażuj zespół podczas spotkania
Jeśli podczas spotkania z wszystkimi pracownikami prezentujesz złożony temat, co jakiś czas zaktywizuj słuchaczy, pytając ich o opinie lub prosząc o informacje zwrotne. Dzięki temu uczestnicy zachowają wysoki stopień skupienia, a spotkanie nie zamieni się w nudną prelekcję.
![Prezentacja podczas spotkania all hands](/wp-content/uploads/2021/12/motywacja-1024x752.png)
6. Nie pozostawiaj pytań bez odpowiedzi
Może się zdarzyć, że podczas sesji Q&A nie uda Ci się odpowiedzieć na wszystkie pytanie, jakie padną. Poproś o zapisanie tych, które pozostały bez odpowiedzi, i odnieś się do nich mailowo albo z pomocą kierowników poszczególnych działów.
7. Poproś o feedback
Spotkanie typu all hands kończy się w chwili, w której ostatnia osoba opuszcza salę, ale Ciebie czeka jeszcze jedno zadanie – sprawdź, jak pracownicy oceniają taki meeting. Roześlij do nich anonimową ankietę, w której zapytasz o wrażenia i poprosisz o wskazanie rzeczy, jakie można poprawić. Możesz też założyć dedykowany spotkaniom all hands kanał na firmowym komunikatorze. Stanie się on stałą przestrzenią do wymiany wrażeń i dyskusji na tematy poruszane na zebraniach.
O spotkaniach all hands nie da się powiedzieć, że „mogłyby być mailem”, bo zdecydowanie by nie mogły. Maile są zimne i bezosobowe, natomiast takie spotkania – pełne energii, angażujące i sprzyjające integracji. Przetestuj ich format w swojej organizacji, a przekonasz się, jak zaskakujące efekty mogą przynieść.
Źródło zdjęć: unsplash.com, undraw.co