Spis treści
Usprawnienie zakupów korporacyjnych – cel nr 1 w średnich i dużych organizacjach
W średnich i dużych firmach zakupy to jeden z kluczowych procesów operacyjnych, który wpływa na tempo działania całej organizacji. Choć często postrzegane są jako funkcja wspierająca, w rzeczywistości decydują o tym, czy produkcja nie stanie, projekty zostaną zrealizowane na czas, a każdy dział otrzyma to, czego potrzebuje. Dlatego usprawnienie procesów zakupowych staje się priorytetem numer jeden w wielu nowoczesnych firmach. W obliczu rosnącej presji kosztowej, złożonych łańcuchów dostaw i dużych oczekiwań biznesu to ważniejsze niż kiedykolwiek. Tym bardziej, że sprawne zakupy oznaczają szybki dostęp do potrzebnych produktów, aktualne dane o cenach i dostępności, mniej błędów, mniej korekt i mniej „gaszenia pożarów”. Każda poprawa w tym obszarze przekłada się na wymierne oszczędności czasu i pieniędzy, a także zwiększa stabilność działania firmy.
Jak działa PunchOut w zakupach B2B?
Katalog PunchOut (nazywany też integracją PunchOut) to zintegrowane połączenie pomiędzy systemem ERP/e-Procurement kupującego (na przykład SAP Ariba, Coupa, Oracle) a platformą e-commerce lub katalogiem dostawcy B2B. Umożliwia zakup produktów, materiałów czy surowców bezpośrednio z witryny dostawcy, ale bez opuszczania wewnętrznego narzędzia do obsługi zamówień firmowych.
Jak to wygląda w praktyce? Pracownik loguje się do wewnętrznego systemu zakupowego. Po kliknięciu w link PunchOut zostaje przekierowany do witryny dostawcy – system wysyła do niej autoryzowane żądanie, które otwiera „spersonalizowaną” sesję zakupową. Pracownik widzi produkty, ceny i rabaty dokładnie takie, jakie obowiązują jego firmę, i kompletuje zamówienie, dodając towary do koszyka. Zamówienie nie jest jednak finalizowane na platformie dostawcy – koszyk zostaje przeniesiony z powrotem do systemu zakupowego firmy. To tam odbywa się dalsza część procesu: akceptacje, zgodność z polityką, finalne zatwierdzenie zamówienia i generowanie PO.
Więcej o tym, jak działa PunchOut, przeczytasz w artykule 🔗 Co to jest PunchOut i e-Procurement w procesie zakupowym B2B?
Integracja PunchOut daje kilka ważnych korzyści. Clou jej działania opiera się na tym, że pracownicy działu zakupów mogą korzystać z dynamicznego, zawsze aktualnego katalogu produktów dostawcy, ale w kontrolowanym, bezpiecznym, wewnętrznym środowisku swojej organizacji. PunchOut łączy więc najlepsze cechy obu tych punktów. Pozwala korzystać z funkcji platformy e-commerce kontrahenta, a jednocześnie zachować pełną zgodność z wewnętrznymi procedurami, którą gwarantują firmowe narzędzia.
Dzięki temu rozwiązaniu firma zyskuje pełną kontrolę nad procesem, a jednocześnie bazuje na najbardziej aktualnych danych, jakie dostawca udostępnia w swoim sklepie internetowym. W porównaniu ze statycznymi katalogami PunchOut jest znacznie bezpieczniejszy, bo eliminuje ręczne aktualizowanie cen i informacji. Wszystkie zmiany po stronie dostawcy są widoczne od razu – bez dodatkowej pracy działu zakupów czy IT.
Wiesz już, czym jest PunchOut. Czas przyjrzeć się najważniejszej kwestii: jak wpływa na przyspieszenie procesów zakupowych?
W jaki sposób PunchOut przyspiesza proces zakupowy?
Eliminacja manualnych kroków i błędów w koszyku
W „tradycyjnym”, niezautomatyzowanym procesie zakupów największym wyzwaniem jest „kopiuj–wklej” – czyli ręczne uzupełnianie danych o produktach, cenach czy parametrach technicznych. PunchOut całkowicie eliminuje ten problem.
Dzięki integracji wszystkie informacje o produktach (od nazwy i SKU, przez aktualne ceny i rabaty, aż po opisy i specyfikacje) są automatycznie przenoszone do firmowego systemu zakupowego. Pracownik nie musi kopiować danych z e-maili czy arkuszy. Koszyk zbudowany w zawsze aktualnym katalogu dostawcy zamienia się w gotową, poprawnie uzupełnioną pozycję zakupową w systemie e-Procurement.
To oczywiście olbrzymia wygoda dla działu zakupów, ale też znaczne przyspieszenie całego procesu. Mniej pracy ręcznej oznacza mniej przypadkowych błędów. A mniej przypadkowych błędów to mniej korekt w zamówieniach i ich szybsza realizacja.
Zawsze aktualne dane
W tradycyjnym modelu zakupowym firmy bazują na statycznych katalogach dostawców – plikach XLS, PDF lub katalogach importowanych do systemu ERP. Problem tkwi w tym, że takie katalogi dezaktualizują się bardzo szybko, bo ceny czy dostępność produktów nieustannie się zmieniają. W efekcie pracownicy zamawiają coś, co jest już niedostępne, albo składają zamówienie na cenach, które dawno przestały obowiązywać. Efekt? Korekty, opóźnienia, frustracja i dodatkowa praca dla zespołu.
Automatyzacja zakupów z PunchOut sprawia, że dział e-Procurement zawsze korzysta z aktualnych danych. Dzięki integracji pracownik ma dostęp do dynamicznego katalogu dostawcy, który prezentuje rzeczywiste informacje. Każda aktualizacja jest widoczna od razu, bez konieczności zmieniania czegokolwiek w systemie klienta.
Zgodność zakupów z polityką firmy
Kolejną korzyścią z wdrożenia PunchOut dla średnich i dużych firm jest utrzymanie zgodności zakupów z procedurami i polityką firmy. W złożonych strukturach bywa to problematyczne. Dzięki PunchOut zakupy realizowane są wyłącznie u zatwierdzonych dostawców, zgodnie z wcześniej określonymi umowami i rabatami. Koszyk trafia bezpośrednio do systemu e-Procurement firmy, gdzie obowiązują wszystkie ustalone reguły: limity zamówień, struktury kont, kody budżetowe, wymagane akceptacje. To oznacza, że pracownik nie może pominąć procedury ani złożyć zamówienia „poza systemem”. Ograniczony zostaje więc tzw. shadow procurement, czyli zakupy realizowane poza oficjalnymi kanałami dla przyspieszenia całego procesu.
Automatyzacja procesu zakupowego z PunchOut sprawia, że spada liczba nieautoryzowanych zamówień i odchyleń od polityki firmy. Działy zakupów zyskują pełną przejrzystość, mogą łatwo śledzić historię zamówień i generować raporty zgodności dla audytów czy zarządu. W praktyce oznacza to mniej ryzyka, mniej ręcznej kontroli i większą spójność w całej organizacji.
Skrócenie ścieżki akceptacji i obsługi zamówień
W dużych organizacjach proces zatwierdzania zamówień często jest wieloetapowy – obejmuje różne działy, managerów i procedury wewnętrzne. Każdy dodatkowy krok może wydłużać czas realizacji zamówienia czy generować niepotrzebne zapytania do handlowców lub działu zakupów. A w efekcie opóźniać dostawy i pracę innych działów. PunchOut znacząco skraca tę ścieżkę – automatyzuje wiele etapów procesów, usprawniając przepływ pracy, informacji i dokumentów. To z kolei przekłada się na lepszą współpracę między działami i wyższą satysfakcję pracowników, którzy zamiast zajmować się biurokracją, mogą skupić się na zadaniach o strategicznym znaczeniu.
Standaryzacja procesu zakupowego
Dzięki PunchOut wszystkie zamówienia trafiają do systemu e-Procurement w ujednoliconej formie, co pozwala na standaryzację procesu zakupowego na wszystkich poziomach organizacji. Niezależnie od tego, czy zamawia dział IT, produkcja, czy marketing w różnych oddziałach, procedury, koszyki i ścieżki zatwierdzeń są takie same, a dane spójne i aktualne.
Rozwiązanie to znacząco ułatwia onboarding nowych pracowników, którzy od pierwszego dnia mogą korzystać z intuicyjnego i jednolitego systemu zakupowego, bez konieczności nauki złożonych, lokalnych procedur. Automatyzacja i standaryzacja przyspiesza pracę całych zespołów, zmniejsza liczbę błędów i umożliwia szybsze reagowanie na potrzeby biznesu.
Przyspieszenie procesów zakupowych jest jednym z najważniejszych celów dla firm, które działają w złożonych strukturach i potrzebują pełnej kontroli nad wydatkami. Integracja PunchOut pozwala go zrealizować: eliminuje przypadkowe błędy, skraca ścieżki akceptacji, automatyzuje kluczowe etapy zakupów i zapewnia dostęp do zawsze aktualnych danych. Dzięki temu działy e-Procurement oszczędzają czas na żmudnych zadaniach, zyskują większą zgodność z politykami firmy i mogą lepiej odpowiadać na wyzwania, jakie narzuca dynamicznie zmieniający się rynek.
Jeśli Twoja organizacja jest na etapie usprawniania zakupów lub szuka sposobu na integrację z dostawcami – warto przyjrzeć się temu rozwiązaniu. Poznaj naszą ofertę wdrożenia PunchOut i systemów e-Procurement.