Co to jest PunchOut i e-Procurement w procesie zakupowym B2B?

 

Katalog PunchOut i e-Procurement – automatyzacja sprzedaży B2B

Na początek definicje: co to jest PunchOut catalog i e-Procurement?

„E-Procurement” to system informatyczny, który umożliwia zarządzanie procesem zaopatrzenia w sposób zintegrowany, z poziomu jednego narzędzia. Najpopularniejsze rozwiązania tego typu to m.in. SAP Ariba, Coupa, Oracle czy Basware. Korzystają z nich zarówno prywatne przedsiębiorstwa, jak i organizacje z sektora publicznego – i to coraz chętniej. Dlaczego? Bo e-Procurement przenosi zakupy firmowe na zupełnie nowy poziom. Dzięki niemu cały proces staje się o wiele wygodniejszy i prostszy, a często nawet w pewien sposób zautomatyzowany.

Pomyśl, jak obecnie wygląda proces zaopatrzenia w Twojej firmie. W codziennej pracy z pewnością mierzycie się z wieloma wyzwaniami: komunikacją z różnymi dostawcami, nieustannie zmieniającymi się cenami, opóźnieniami w dostawach, które wymuszają konieczność ciągłego monitorowania przebiegu zamówień. System e-Procurement sprawia, że dział zaopatrzenia radzi sobie z tymi wyzwaniami o wiele lepiej: szybciej, prościej i skuteczniej.

Funkcje systemu e-Procurement

E-Procurement spełnia 4 podstawowe funkcje:

1. Automatyzuje proces zakupowy na każdym jego etapie: od wyboru towarów, przez finalizację zamówienia z wykorzystaniem e-podpisu, aż po wystawianie e-faktur czy obieg dokumentów w obrębie różnych działów przedsiębiorstwa.
2. Ułatwia planowanie, budżetowanie, koordynację i monitorowanie procesu zaopatrzenia. Dzięki temu uwalnia pracowników działu zakupów od wielu drobnych, żmudnych obowiązków. Zyskany czas może zostać wykorzystany na zadania o strategicznym znaczeniu: lepszy wybór dostawców czy optymalizację kosztów.
3. Zwiększa kontrolę nad zakupami. Pozwala monitorować koszty i wychwytywać przypadkowe błędy czy nieprawidłowości.
4. Ułatwia standaryzację asortymentu. Większa kontrola nad procesem zamówień pozwala lepiej weryfikować kupowane towary i portfele dostawców, co przyczynia się do efektywniejszego planowania kolejnych zakupów.

Chociaż pierwsze rozwiązania IT wspierające e-Procurement pojawiły się na globalnym rynku już ponad 20 lat temu, dopiero w ostatnim czasie branża B2B zaczęła w pełni korzystać z możliwości nowoczesnych technologii. Tempo digitalizacji wystrzeliło. Według raportu DHL Express The Ultimate B2B E-commerce Guide: Tradition is out. Digital is in w 2025 nawet 80% wszystkich interakcji sprzedażowych między dostawcami a nabywcami B2B odbywa się online.

Nie dziwi zatem, że przedsiębiorcy coraz intensywniej szukają rozwiązań, które nie tylko automatyzują, przyspieszają i optymalizują kluczowe procesy, ale też pozwalają czerpać z korzyści, jakie daje e-commerce B2B. Jednym z takich rozwiązań jest PunchOut. To łącznik między system e-Procurement przedsiębiorcy a platformami e-commerce B2B jego dostawców.

Katalog PunchOut – co to jest i jak działa?

Katalog PunchOut (nazywany też punchout integration) to zintegrowane połączenie z systemem e-Procurement lub ERP, które umożliwia zakup produktów czy materiałów eksploatacyjnych bezpośrednio z witryny dostawcy, ale bez opuszczania wewnętrznego narzędzia do obsługi zamówień.

W praktyce wygląda to tak: kupujący przegląda towary dostępne na platformie e-commerce kontrahenta i dodaje je do koszyka – zupełnie tak, jak robiłby to w standardowym procesie. Następnie sklep przekazuje via PunchOut zawartość koszyka do systemu e-Procurement, gdzie następuje finalne zatwierdzenie zamówienia. Daje to globalną kontrolę nad procesem zaopatrzenia i pozwala zarządzać wieloma zakupami od różnych dostawców w jednolity sposób.

Dla dostawcy oznacza to, że:

• zamówienia złożone via PunchOut mogą być obsługiwane tak samo jak zamówienia B2C, z wykorzystaniem istniejącej integracji ERP;
• obsługa zamówień B2B oraz B2C (fakturowanie, realizacja zamówień, komunikacja z klientami) zostaje ujednolicona.

PunchOut a standardowy katalog statyczny – różnice

Wszelkie zalety PunchOut najlepiej widać na tle rozwiązania, które firmy stosują standardowo – katalogu klasycznego. Rzuć okiem na to porównanie:

Cecha	✨Katalog PunchOut	📒Katalog statyczny
Dostęp do oferty	W czasie rzeczywistym, online – użytkownik zostaje przekierowany do sklepu dostawcy	Użytkownik przegląda wcześniej pobrany plik .pdf lub .xls z ofertą
Aktualność danych	Zawsze aktualne produkty, ceny, stany magazynowe	Dane wymagają ręcznego odświeżania, więc mogą być nieaktualne
Interfejs użytkownika	Kupujący przegląda ofertę w sklepie dostawcy, korzystając z wszystkich jego funkcjonalności (wyszukiwarki, filtrów, zdjęć)	Kupujący korzysta z interfejsu systemu e-Procurement – zwykle to prosta lista z parametrami
Obsługa promocji, rabatów, konfiguratorów	Możliwe – PunchOut pozwala na dynamiczne wyświetlanie promocji czy konfiguratorów (np. sprzętu elektronicznego czy mebli)	Niemożliwe – katalog jest statyczny i nie obsługuje dynamicznych zmian
Integracja	Złożona – wymaga integracji systemów	Prosta – wystarczy zaimportować katalog do systemu
Koszt utrzymania	W dłuższej perspektywie niższy, bo nie wymaga pracy ręcznej	W dłuższej perspektywie wyższy, bo wymusza częste aktualizacje
Przykładowe zastosowanie	Złożone zakupy, dynamicznie zmieniające się branże, produkty z możliwością konfiguracji (elektronika, meble, farmacja, R&D itp.)	Małe firmy, zakupy standardowe o zawsze tej samej specyfikacji (materiały biurowe, chemia itp.)

Porównanie katalogu PunchOut z katalogiem statycznym jest trochę jak porównanie artykułu w serwisie internetowym i artykułu w papierowej gazecie. Aby poprawić błąd w tym pierwszym, wystarczy kilka kliknięć – i każdy z czytelników od razu ma dostęp do właściwej wersji. W przypadku gazety poprawka byłaby skrajnie trudniejsza, bo przecież należałoby przebrnąć przez ponowny druk i kolportaż. PunchOut stanowi idealne rozwiązanie dla zakupów złożonych produktów, które wymagają elastyczności i zawsze aktualnych danych. Katalog statyczny będzie sprawdzał się wszędzie tam, gdzie prostota jest ważniejsza niż dynamika – w przedsiębiorstwach kupujących powtarzalny asortyment po stałych cenach.

5 korzyści z wdrożenia rozwiązania klasy PunchOut catalog

Wdrożenie katalogu PunchOut daje dwustronne korzyści – zarówno firmie kupującej, jak i jej dostawcy. Coraz częściej zdarza się, że przedsiębiorstwa wybierają swoich kontrahentów właśnie na podstawie tego, czy dysponują oni integracją PunchOut, aby połączyć swój system e-Procurement z ich katalogiem czy platformą B2B.

Korzyści dla kupującego

1. Automatyzacja procesu zaopatrzenia, która przekłada się na oszczędność czasu i kosztów. „Uwolnione” w ten sposób zasoby można przekierować do realizacji zadań o bardziej strategicznym znaczeniu.
2. Eliminacja przypadkowych błędów i większa kontrola nad zamówieniami.
3. Dostęp do zawsze aktualnego asortymentu (zakres towarowy aktualizuje się w czasie rzeczywistym), a także do szczegółowych i zindywidualizowanych informacji zgodnych z zakontraktowaniem.
4. Większa kontrola nad wydatkami.
5. Lepsze workflow. Dzięki rozwiązaniom klasy PunchOut procesy zaopatrzenia B2B upodabniają się do zakupów B2C, co ułatwia i przyspiesza realizację codziennych zadań.

Korzyści dla dostawcy

1. Szansa na współpracę z dużymi firmami, które korzystają z obsługi zamówień za pośrednictwem systemów e-Procurement.
2. Lepsza obsługa klienta. Dzięki temu, że dane aktualizują się w czasie rzeczywistym, kupujący ma dostęp do zawsze aktualnych informacji, rabatów czy warunków.
3. Ekspozycja kupujących na inne produkty z oferty – możliwość stosowania mechanizmów cross- i up-sellingowych, proponowania rabatów czy ofert ograniczonych czasowo.
4. Łatwiejsza obsługa zamówień i bardziej spójne fakturowanie – zamówienia są dostarczane ze wszystkimi informacjami niezbędnymi do ich realizacji.
5. Dostęp do danych analitycznych dotyczących tego, jak użytkownicy zachowują się na stronie i co przykuwa ich uwagę.

Integracja PunchOut z Magento 2

Możliwość integracji PunchOut w Magento to otwarcie się na współpracę z kontrahentami, dla których wykorzystanie systemu eProcurement jest warunkiem koniecznym ze względu na skalę działalności. Pozwala to na użycie istniejącej, sprawdzonej infrastruktury do obsługi kontrahentów B2B, co może znacząco obniżyć koszta, zapewniając jednocześnie wygodę obsługi zwiększonej liczby zamówień.

Sprawdź, jak zintegrowaliśmy platformę Magento 2 z katalogiem PunchOut dla Safety First – największego w Polsce salonu BHP z marką własną: Case study Safety First.

E-commerce B2B – a to dopiero początek zmian

Transformacja technologiczna, którą przechodzi właśnie e-commerce B2B, ma podłoże w… demografii. Decyzje zakupowe w branżach B2B podejmuje dziś pokolenie Y, zwane millenialsami. To pokolenie zaawansowane cyfrowo, które dorastało z telefonem komórkowym w ręku i niemal nieograniczonym dostępem do internetu. Millenialsi, jako kupujący, nie potrzebują kontaktu z handlowcem. Wszystkie informacje niezbędne do podjęcia decyzji o zakupie znajdują w sieci, a zamówienia preferują finalizować w kanałach cyfrowych – dokładnie tak, jak robią to podczas zakupów konsumenckich. Oczekują zatem, że e-commerce B2B zapewni im taką samą łatwość, wygodę i intuicyjność użytkowania jak e-commerce B2C.

I w drugą stronę: millenialsi występują nie tylko w roli kupujących, ale i sprzedających. I jako sprzedający również chcą korzystać z możliwości, jakie daje technologia. Stymulują więc wdrażanie w firmach nowych, zaawansowanych rozwiązań, które przyspieszają i ułatwiają obsługę klientów biznesowych.

Zmiany w e-commerce B2B są więc nieuniknione. W 2025 roku millenialsi będą stanowić ¾ globalnej siły roboczej. A przecież na rynek pracy wchodzi już kolejne pokolenie – pokolenie Z, dla którego życie w internecie jest naturalne jak oddychanie.

PunchOut zapewnia shopping experience charakterystyczne dla B2C: duży wybór asortymentu, szybkie wyszukiwanie i porównywanie produktów, przejrzysty proces realizacji transakcji. Wszystko wskazuje na to, że wkrótce może stać się rozwiązaniem kluczowym dla rozwoju wielu firm B2B.

---

Sposobów na implementację e-Procurement w organizacji jest wiele. Jeżeli zastanawiasz się, jaką strategią wdrożenia powinieneś się zainteresować – sprawdź naszą ofertę e-Procurement:

Szybka notatka do skopiowania

Myślisz, że katalog PunchOut to idealne rozwiązanie dla Twojej firmy? Skopiuj tę szybką notatkę dla Zarządu:

Co to jest e-Procurement?

System e-Procurement to rozwiązanie informatyczne, które usprawnia proces zaopatrzenia przedsiębiorstwa w produkty, materiały czy surowce, automatyzując zakupy na każdym ich etapie (od wyboru towarów, przez finalizację transakcji, aż po wystawienie e-faktur i obieg dokumentów w firmie).

Korzyści z wdrożenia e-Procurement:

• szybsze procesy zakupowe,
• łatwiejsze planowanie i koordynacja zakupów,
• automatyczne monitorowanie przebiegu zamówień,
• mniejsza liczba błędów, np. duplikatów,
• lepsza kontrola nad wydatkami,
• łatwiejsze porównywanie ofert dostawców.

Co to jest katalog PunchOut?

Katalog PunchOut (czy też integracja PunchOut) to zintegrowane połączenie z systemem e-Procurement lub ERP, które umożliwia zakup produktów czy materiałów eksploatacyjnych bezpośrednio z witryny dostawcy, ale bez opuszczania wewnętrznego narzędzia do obsługi zamówień.

Jak działa PunchOut w praktyce?

1. Pracownik loguje się do systemu zakupowego e-Procurement (np. SAP Ariba).
2. Wybiera dostawcę z listy dostępnych integracji.
3. System otwiera zintegrowany sklep dostawcy (np. w nowej zakładce).
4. Pracownik przegląda ofertę, wybiera produkty i tworzy koszyk.
5. Po zatwierdzeniu – koszyk trafia z powrotem do systemu e-Procurement jako projekt zamówienia.
6. Zamówienie przechodzi standardowy proces akceptacji w firmie.
7. Po zatwierdzeniu – system wysyła zamówienie do dostawcy.

Zalety PunchOut catalog:

• Zawsze aktualna oferta i ceny – bo pracownik przegląda rzeczywisty sklep dostawcy i może korzystać z wszystkich jego funkcjonalności.
• Szybkość, wygoda i prostota zakupów – zakupy firmowe B2B upodabniają się do zakupów konsumenckich B2C. Użytkownicy mogą łatwiej znaleźć i zamówić to, czego potrzebują.
• Oszczędność czasu – automatyzacja powtarzalnych procesów uwalnia czas, który można poświęcić na zadania o strategicznym znaczeniu.
• Większa kontrola nad wydatkami i eliminacja błędów.
• Zachowana kontrola zakupowa – bo zakup i tak musi przejść przez proces zatwierdzeń wewnątrz firmy.