Dobre praktyki na spotkaniach – Jak organizować i prowadzić efektywne spotkania?

Spotkania i rozmowy telefoniczne (z ang. calls) to jedne z największych pożeraczy czasu w firmach. Wymagają staranności w organizacji i realizacji, aby były efektywne, a nie marnowały czasu. Przygotowaliśmy zbiór najlepszych praktyk, które pomogą Ci w optymalizacji spotkań.

Organizacja spotkania

  • Ustalanie terminu – Zaproponuj 2 opcje terminów. Planuj spotkania z tygodniowym wyprzedzeniem i wysyłaj zaproszenia przez kalendarz online, dodając link do spotkania online. Spotkania powinny mieć jasne tytuły np.: Ageno – Nazwa firmy – Spotkanie w sprawie nowego sklepu
  • Przypomnienie – Skontaktuj się z uczestnikami dzień przed spotkaniem, aby potwierdzić czas i miejsce.
  • Prowadzący – Osoba moderująca spotkanie powinna pilnować agendy, czasu spotkania i unikać dygresji. Prowadzący zawsze kończy spotkanie jednoznacznie, podsumowując wnioski i kolejne kroki.

Przygotowanie przed spotkaniem online

  • Stanowisko pracy – Przygotuj ciche i stabilne miejsce z dobrym oświetleniem przed sobą (nie z tyłu). Zamknij okna, wyłącz głośne urządzenia i powiadomienia.
  • Komputer – Przed spotkaniem warto zrestartować komputer i zamknąć zbędne aplikacje. Jeśli to możliwe, korzystaj z najszybszego dostępnego WiFi.
  • Ekran – Sprawdź, czy wyświetlacz działa poprawnie (np. TV albo projektor) i jest odpowiednio skonfigurowany (np. klonowanie).
  • Kamera – Upewnij się czy obiektyw jest czysty, kamera jest włączona, właściwie działa i nie ma specyficznych ustawień kamery w narzędziu do spotkań online (np. kadrowanie do osoby).
  • Dźwięk – Przetestuj mikrofon i głośniki czy są podłączone do odpowiedniego urządzenia (np. do zestawu głośnomówiącego Jabra).

Przygotowanie przed spotkaniem na żywo (offline)

  • Napoje – Jeśli spotkanie odbywa się stacjonarnie, przygotuj salę konferencyjną, napoje i ewentualne przekąski.
  • Sala konferencyjna – Przygotuj salę konferencyjną, sprawdź czystość i porządek, przewietrz.

Struktura spotkania

  1. Wstęp
    • Przywitanie
    • Agenda – Przedstawienie celu i agendy spotkania
    • Czas – Wskazanie ile może potrwać spotkanie
  2. Część główna
  3. Pytania
  4. Podsumowanie i zakończenie – Podsumowanie ustaleń i określenie dalszych kroków.

Dobre praktyki

  • Wyciszony mikrofon – Jeśli nie prowadzisz rozmowy, wycisz mikrofon, aby unikać zakłóceń.
  • Nie mów na raz – Opóźnienia w rozmowach online mogą powodować wchodzenie sobie w słowo, więc należy tego unikać.
  • Skupienie – Nie rozpraszaj się, skup się na rozmowie.
  • Protokół ze spotkania – Ważne ustalenia powinny być notowane i udostępniane uczestnikom w formie PDF lub notatki e-mailowej tego samego dnia.
  • Rejestracja czasu spotkań – Czas poświęcony na spotkania zespołu dotyczące konkretnego zadania, jeśli to możliwe, powinien być przypisany do tego zadania (np. w systemie Toggl).
  • Punktualność – Szanujemy czas swój i zespołu. Jeśli jednak dołączasz do spotkania z opóźnieniem, rób to dyskretnie, nie przerywając trwającej rozmowy.

Dzięki stosowaniu powyższych zasad spotkania staną się bardziej efektywne, krótsze i lepiej zorganizowane, co przełoży się na lepszą współpracę i oszczędność czasu całego zespołu.

Lista kontrolna dla Sali Konferencyjnej w Ageno

  • Światło – Okna odsłonięte / Oświetlenie włączone.
  • Porządek – Uporządkowane otoczenie w kadrze.
  • Restart – Komputer zrestartowany. ( » Uruchom Ponownie)
  • Zamknięcie aplikacji – Zamknięte zbędne aplikacje i dodatki do przeglądarki. (cmd (⌘) + q)
  • WiFi – Przełączenie WiFi na Sala Konferencyjna 5 Ghz (🛜 (ikona w prawym rogu ekranu) » Zmiana sieci).
  • Wyświetlacze – Ekran podłączony do telewizora i włączone w zależności od potrzeb klonowanie. ( » Ustawienia systemowe » Wyświetlacze » Ikona + i wybór odpowiedniego ekranu. Następnie uporządkuj. )
  • Kamera – Kamera włączona do prądu, podłączona do komputera, pracuje prawidłowo. W aplikacji do wideokonferencji wybrana jako źródło obrazu.
  • Dźwięk ( » Ustawienia systemowe » Dźwięk » Wyjście i wejście odpowiednio wybrane)
    • mikrofon – Mikrofon podłączony do komputera i przetestowany. W aplikacji do wideokonferencji wybrany jako źródło dźwięku wchodzącego
    • głośnik – Głośnik podłączony do komputera i przetestowany. W aplikacji do wideokonferencji wybrany jako źródło dźwięku wychodzącego.