Project manager, czyli kto?

Project manager jest koordynatorem porządkującym wszelkie procesy zachodzące w projekcie, a jednocześnie „pomostem” komunikacyjnym między Klientem a zespołem projektowym podczas współdziałania.

Koordynacja to porządkowanie współdziałania, harmonizacja wzajemnego stosunku czynników wytwórczych w osiąganiu celów. Jest to zsynchronizowanie działań cząstkowych w czasie i przestrzeni.

Na czym polega praca koordynatora projektu?

Project manager kontroluje postępy w pracach nad projektem. Dba o to, aby był realizowany zgodnie z planem i harmonogramem. Pilnuje budżetu, zadań, wymagań, zobowiązań, wytycznych i kontaktuje się z Klientem na bieżąco. Doskonale rozumie wszystkie procesy techniczne i biznesowe zachodzące w projekcie. Minimalizuje ryzyko złych decyzji.

  1. Spodziewaj się niespodziewanego — Zawsze wychodź naprzeciw i bądź „do przodu”. Wiedz więcej niż Klient. Bądź nadgorliwy pod względem wiedzy o projekcie. Koordynacja to porządkowanie współdziałania, harmonizacja wzajemnego stosunku czynników wytwórczych w osiąganiu celów. Jest to zsynchronizowanie działań cząstkowych w czasie i przestrzeni.
  2. Nie odkładaj na jutro — Kuj żelazo póki gorące. Wszelkie raporty, protokoły, notatki dostarczaj tak szybko, jak to jest możliwe – nie zwlekaj. W większości przypadków wysyłaj je tego samego dnia.

Komunikacja

Jak PM komunikuje się z Klientem?

Project Manager komunikuje się z Klientem profesjonalnie, uprzejmie, życzliwie i dość formalnie – zawsze trochę bardziej niż Klient. Wiadomości przekazuje w jasny i prosty do zrozumienia sposób. Unika żargonu.

Nie jest jedynie przekaźnikiem danych, a doradcą/partnerem łączącym Klienta (biznes) z technologią. Celem takiej komunikacji jest minimalizacja ryzyka złej interpretacji oczekiwań Klienta.

  1. Prosta komunikacja — Komunikacja powinna być prosta, krótka, a pytania łatwe do odpowiedzenia, aby odbiorca poświęcał na odpowiedź jak najmniej swojej energii.
  2. Kontakt do 30 min — W godzinach roboczych (9–17 w dni robocze) zawsze reagujemy na e-maile, komentarze itp. do 30 minut. Jeśli nie znamy odpowiedzi na pytanie lub musimy coś przygotować, to odpowiadamy, że zajmiemy się tematem i wskazujemy termin, kiedy odpowiemy (precyzyjnie, np. do 2019–09–12, 9:00).
  3. Follow-up — Jeśli odbiorca wcześniejszej wiadomości nie odpisał, po kilku dniach koniecznie skontaktuj się z nim ponownie, bądź pewny, że otrzymał i przeczytał wiadomość. Trzymaj rękę na pulsie.
  4. Poprawność językowa — Piszemy poprawnie językowo, bezbłędnie, używamy kropek i przecinków. Jeśli nie jesteś pewny pisowni, skorzystaj z https://languagetool.org/pl.
  5. Forma komunikacji — Zawsze pisemna, pozostawiająca „ślad”. Wszystkie główne ustalenia muszą być wprowadzone do systemu zarządzania projektem. Rozmowa przez telefon powinna być traktowana jak spotkanie.

Spotkania

Spotkania to największe pożeracze czasu, należy podchodzić do ich organizacji i realizacji z dużą starannością.

Spotkanie mem

Dobre praktyki

  1. Agenda — Do spotkania powinna być przygotowana jasna, poukładana agenda. Należy ją przesłać wszystkim uczestnikom przed spotkaniem.
  2. Przygotowanie — Laptop podłączony do wyświetlacza, przetestowane połączenie i prezentacja. Przygotowane napoje i jeśli spotkanie ma być dłuższe, przekąski dla uczestników.
  3. Punktualność — Szanujemy czas. Jeśli spotkanie zaczyna się o 8:00, to nie należy przychodzić na nie o 8:14, ale też nie o 7:50.
  4. Zaproszenie na spotkanie — Spotkania planujemy z tygodniowym wyprzedzeniem, zapraszając uczestników do wydarzenia na kalendarzu online.
  5. Przypomnienie — Skontaktuj się z Klientem na dzień przed spotkaniem, potwierdzając czas i miejsce.
  6. Prowadzący — Project Manager musi być przygotowany, sprawnie, żwawo omawiać tematy z agendy oraz moderować spotkanie, aby nie oddalało się od tematu i nie trwało zbyt długo.
  7. Protokół ze spotkania — Po każdym spotkaniu tworzymy protokół w PDF lub notatkę w treści e-maila i przesyłamy tego samego dnia do wszystkich uczestników.

Co musisz przeczytać?