Spis treści
Co to jest procedura?
Procedura to sformalizowany sposób postępowania, który określa, jak wykonać daną czynność lub zestaw czynności w celu osiągnięcia określonego rezultatu.
Co powinna zawierać procedura?
- Tytuł
- Unikalne ID
- Nazwa procedury
- Data ostatniej aktualizacji
- Osoba odpowiedzialna za procedurę
- Cel procedury – w dwóch zdaniach. Cel procedury ma na celu zrozumienie „Po co powstała procedura, jaki problem rozwiązuje, lub jaki jest efekt, jeżeli jest to procedura-instrukcja.”
- Zakres
- Określenie do jakich działów procedura się odnosi (Adresat procedury)
- Definicje – Jeżeli nomenklatura użyta w procedurze wymaga objaśnienia.
- Szczegółowy opis kroków realizacji procedury – Treść, opis procedury.
- Etapy realizacji procedury w sposób logiczny i zrozumiały.
- Warianty postępowania w różnych sytuacjach
- Wskazanie wymaganych danych wejściowych – Dane wejściowe – Co jest potrzebne aby realizować procedurę?
- Rezultat procedury – Jakie kryteria akceptacyjne powinny zostać spełnione, aby procedura była uznana za poprawnie wykonaną.
Etapy przygotowania procedury
- Decyzja o stworzeniu i ustalenie osoby odpowiedzialnej za przygotowanie procedury.
- Przygotowanie pierwszej wersji procedury.
- Weryfikacja przez przełożonych.
- Zatwierdzenie i wpisanie procedury do rejestru procedur, dystrybucja procedury.
- Optymalizacja procedury.
Dystrybucja procedur
Dystrybucja procedur jest realizowana na przeznaczonym do tego kanale wewnętrznego komunikatora. Każda osoba w firmie ma obowiązek zapoznać się z procedurą i stosować się do niej. Po rozdystrybuowaniu procedury należy monitorować jej przestrzeganie. W tym celu można wyznaczyć osobę, która będzie co jakiś czas weryfikowała postępowanie zespołu zgodnie z nowymi zasadami.