Jak komunikować się na czacie?

Komunikacja na firmowym czacie IM (Mattermost, Slack, Teams, Rocket Chat itp.) to dla nas codzienne narzędzie pracy – szybkie, wygodne, ale też łatwe do nadużycia.

  • Dobrze prowadzona rozmowa pozwala oszczędzać czas, unikać nieporozumień i usprawniać współpracę.
  • Źle prowadzona – rozprasza, frustruje i obniża efektywność.

Poniżej zebraliśmy zestaw podstawowych i prostych zasad, które pomagają korzystać z czatu mądrze – z szacunkiem do innych.

Komunikacja na czacie firmowym – dobre praktyki

  1. Bądź konkretny i zwięzły – pisz, krótko, szanuj czas innych.
  2. Zaczynaj od kontekstu – przypomnij, o co dokładnie chodzi (np. zawsze dodawaj konkretny link do zadania, oszczędź czas komuś).
  3. Używaj wątków (threads) – utrzymuj porządek w rozmowie przy pomocy wątków.
  4. Nie nadużywaj wzmianek @ – ostrożnie z oznaczaniem osób. Oznaczaj tylko te, które naprawdę muszą zareagować. Jest też druga strona medalu. Jeżeli chcesz, aby ktoś konkretny się o czymś dowiedział, to koniecznie go oznacz. Dlaczego? Często wyciszamy kanały z dużą liczbą dyskusji, które nie zawsze nas dotyczą. Jeżeli nie oznaczysz właściwej osoby, może nie zobaczyć komunikatu.
  5. Nie nadużywaj wzmianek @channel, @all, @here itp. – nadużywanie wołania wszystkich powoduje utratę koncentracji wielu osób na raz.
  6. Stosuj się do zasad dostępności – np. jeżeli ktoś m status „nie przeszkadzać”, to uszanuj to. Stosuj się do godzin „deep work”. Ustaw powiadomienia czatu w sposób odpowiedni dla Ciebie (np. otrzymuj powiadomienia z danego kanału tylko, gdy ktoś oznaczy Cię wzmianką @).
  7. Nie zaczynaj od „hej” – nie wysyłaj wiadomości typu „hej” bez treści – pisz od razu, o co chodzi (https://nohello.net/pl/).
  8. Unikaj sarkazmu i ironii – możesz być źle zrozumiany bez tonu głosu, mimiki twarzy itp. Bądź bardzo ostrożny.
  9. Używaj reakcji – jeżeli ktoś czeka na pilną informację zwrotną, odpisz. Jeżeli wiadomość wymaga jedynie przyjęcia do wiadomości, wystarczy reakcja 👍 (szybki feedback bez zaśmiecania wątku).
  10. Zamykaj tematy – napisz, że sprawa załatwiona, wrzuć podsumowanie (nie zapomnij o narzędziu do zarządzania projektami!).
  11. Nie rozwlekaj wątku, nie zmieniaj tematu – nowy temat = nowy wątek.
  12. Nie używaj CAPS LOCKA – nie krzycz.
  13. Nie używaj czatu do zrzucania frustracji – krytyka? Tylko konstruktywna i najlepiej 1:1.
  14. Nie oczekuj natychmiastowej odpowiedzi – to nie telefon. Czat jest asynchroniczny.

Poza tym:

  • Wypełnij prawidłowo swoje imię i nazwisko oraz używaj prawidłowej nazwy imie.nazwisko (bez skrótów, nicków itp.) (Tak – jan.kowalski, Nie – jkowalski)
  • Dodaj swoje zdjęcie, to najszybszy „identyfikator” dla człowieka z kim się rozmawia.