Spis treści
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- PIM vs ERP – czym różnią się te systemy? Jak działa ERP, a jak PIM?
- Jaki system wybrać: PIM czy ERP?
- Czy ERP może pełnić rolę systemu PIM?
- Na jakim etapie rozwoju e-commerce PIM zaczyna mieć sens?
- Jak PIM wspiera skalowanie e-commerce?
- Jak utrzymać spójność danych produktowych w wielu kanałach sprzedaży?
TL;DR – szybki skrót
Podsumowanie dla zabieganych – najważniejsze wnioski i praktyczne wskazówki:
- ERP i PIM nie konkurują ze sobą – pełnią różne, komplementarne role w architekturze e-commerce.
- ERP to fundament operacyjny: zamówienia, magazyn, ceny, logistyka i finanse. Dane produktowe służą przede wszystkim obsłudze transakcji.
- PIM to system zaprojektowany specjalnie do zarządzania informacją produktową – jej jakością, kompletnością i dystrybucją do kanałów sprzedaży.
- Wraz ze skalą e-commerce informacja produktowa staje się zasobem strategicznym, a nie tylko technicznym dodatkiem.
- Typowe sygnały, że ERP przestaje wystarczać to ręczna praca na danych, rozproszone źródła informacji i problemy ze spójnością.
- Nie każdy sklep potrzebuje PIM od razu – kluczowe są skala, złożoność oferty i dojrzałość procesowa organizacji.
PIM vs ERP w dużym e-commerce
Kiedy sklep internetowy rośnie, zmienia się nie tylko skala jego działania – więcej produktów i więcej transakcji – ale też złożoność operacyjna. Zaczyna się sprzedaż w kilku kanałach lub na wielu rynkach, asortyment staje się bardziej złożony, a rywalizacja z konkurencją – jeszcze bardziej wymagająca.
Na takim etapie rozwoju e-commerce informacja produktowa przestaje być zatem prostym zestawem danych. Staje się cennym zasobem biznesowym – czymś, co wyróżnia sklep na tle innych, pozwala przyciągać nowych odbiorców i skutecznie zachęcać ich do zakupu. Od tego, czy dane o produktach będą spójne i aktualne w każdym kanale, zależy nie tylko konwersja, ale też na przykład tempo wprowadzania na rynek nowej oferty. A dla dużych e-commerce’ów, w konkurencyjnych branżach, bycie pierwszym naprawdę ma znaczenie.
W tej układance ERP jest fundamentem operacyjnym. To system, który porządkuje kluczowe procesy biznesowe: zamówienia, stany magazynowe, ceny, rozliczenia i logistykę. Problem nie polega na tym, że ERP „przestaje działać”, ale na tym, że został zaprojektowany z myślą o transakcjach, a nie o zarządzaniu złożoną informacją produktową.
Dylemat PIM vs ERP nie wynika więc z mody na nowe technologie ani z myślenia, że kolejny system rozwiąże najbardziej palące problemy. Na pewnym etapie rozwoju e-commerce zwyczajnie rosną wymagania wobec danych produktowych. System ERP nie jest w stanie ich spełnić. Dlaczego? Ponieważ został zaprojektowany do zupełnie innych celów.
ERP i PIM – różne role, różne cele
ERP i PIM to systemy zaprojektowane z myślą o zupełnie innych potrzebach biznesowych. Przyjrzymy się ich funkcjom, aby lepiej zrozumieć dylemat „Po co PIM, skoro mamy ERP?”.
Czym jest system ERP?
ERP jest jak układ krwionośny w organizmie człowieka – odpowiada za „krążenie” w organizacji kluczowych danych operacyjnych. Służy do zintegrowanego zarządzania różnymi procesami. W kontekście e-commerce odpowiada przede wszystkim za:
- obsługę zamówień i ich statusów,
- stany magazynowe i logistykę,
- ceny, rabaty i politykę handlową,
- fakturowanie, księgowość i raportowanie finansowe.
W tym modelu dane produktowe są nośnikami informacji potrzebnych do realizacji transakcji. Produkt musi mieć identyfikator, nazwę, cenę, przypisanie do magazynu czy stawki podatkowej. Rozbudowane opisy, atrybuty marketingowe, multimedia i wersje językowe nie są tutaj potrzebne, bo nie wpływają bezpośrednio na poprawność procesu operacyjnego. Dlatego dane produktowe w ERP pełnią rolę elementu pomocniczego. Są ważne, ale podporządkowane nadrzędnemu celowi systemu: sprawnej obsłudze procesów biznesowych.
Czym jest system PIM?
PIM (Product Information Management) to system stworzony od początku do końca z myślą o zarządzaniu informacją produktową. Jest scentralizowaną bazą danych o produktach. Przechowuje takie informacje, jak tytuły, kategorie, atrybuty, opisy, zdjęcia, wideo, tłumaczenia czy dodatkowe materiały (na przykład instrukcje). Pozwala gromadzić dane z wielu źródeł i zarządzać nimi w sposób zautomatyzowany, a także ułatwia ich dystrybucję do innych kanałów – marketplace’ów, katalogów czy materiałów drukowanych.
Paliwem zasilającym PIM są więc wyłącznie informacje produktowe. W dużym e-commerce ich jakość ma olbrzymie znaczenie. Content sprzedażowy – specyfikacja produktu, jego opis, zdjęcia, instrukcja użycia – jest jak wirtualny sprzedawca. Aby spełniał swoją funkcję, czyli przekonywał do zakupu, musi być szczegółowy, wyczerpujący i atrakcyjny. Powinien stanowić substytut wizyty w sklepie stacjonarnym i przekazywać klientowi absolutnie wszystkie potrzebne informacje. Do tego dochodzi jeszcze kwestia spójności danych w różnych kanałach. Przy dużym katalogu wszystkie działania związane z informacją produktów muszą dziać się w sposób zautomatyzowany. Zarządzanie ręczne byłoby zwyczajnie nieefektywne (a czasem nawet niemożliwe).
Czy ERP może pełnić funkcję PIM?
W mniejszych sklepach internetowych ERP często wystarcza do obsługi danych produktowych. W miarę jednak, jak sklep rośnie – zarówno pod względem liczby produktów, jak i liczby kanałów sprzedaży czy rynków – zaczynają pojawiać się wyraźne symptomy, które sygnalizują, że system przestaje nadążać.
- Ręczne uzupełnianie opisów i atrybutów – zespoły marketingu i e-commerce spędzają coraz więcej czasu na kopiowaniu danych z ERP do plików, CMS czy marketplace’ów. Tworzenie i aktualizacja opisów, zdjęć i specyfikacji produktu staje się czasochłonne i podatne na błędy.
- Rozproszone źródła danych – obok ERP pojawiają się dodatkowe źródła danych: arkusze kalkulacyjne, systemy CMS, pliki CSV, zewnętrzne katalogi czy marketplace’y. Każdy z tych systemów wymaga ręcznej synchronizacji, a kontrola spójności danych przepływających między nimi staje się coraz trudniejsza.
- Trudność w utrzymaniu spójności informacji – informacja produktowa w ERP jest często ograniczona do podstawowych parametrów i zoptymalizowana pod procesy transakcyjne. Dla klientów brak spójności w opisach, zdjęciach czy specyfikacji technicznej między kanałami może być sporym problemem. Efekt? Spadek konwersji i duża liczba zwrotów.
- Wydłużony time-to-market nowych produktów – każda ręczna operacja w ERP i systemach wspierających wydłuża proces wprowadzania nowości na rynek. Spowalnia to szybkość reakcji na trendy i kampanie marketingowe.
- Wąskie gardła w pracy zespołów – zespoły operacyjne i marketingowe często blokują się nawzajem, bo każda zmiana w danych produktowych wymaga wielokrotnej aktualizacji w ERP i innych systemach. To naturalne wąskie gardło przy rosnącej skali operacji.
Czy każdy duży sklep potrzebuje PIM?
Decyzja o wdrożeniu PIM powinna być rozpatrywana indywidualnie. Kluczowe jest rozpoznanie momentu, w którym uruchomienie systemu staje się strategicznie uzasadnione, bo może przynieść realną wartość biznesową.
- Duży i rosnący asortyment produktów – setki lub tysiące SKU, różne warianty, języki, wersje produktów.
- Wielokanałowa sprzedaż – sklepy internetowe, marketplace’y, sprzedaż mobilna, katalogi drukowane lub cyfrowe.
- Potrzeba wysokiej jakości danych produktowych – rozbudowane opisy, multimedia, zgodność z wymaganiami prawnymi.
- Szybkie tempo wprowadzania nowych produktów – duże kampanie promocyjne, dynamiczne zmiany w ofercie, ekspansja na nowe rynki.
- Duże zespoły pracujące nad danymi produktowymi – marketing, e-commerce, obsługa klienta, które muszą współpracować nad tymi samymi informacjami.
Czy warto wdrożyć PIM?
Skalowanie biznesu w e-commerce opiera się o rozszerzanie oferty produktowej oraz uruchamianie kolejnych kanałów sprzedaży. Utrzymanie wysokiej jakości produktowej przy rosnącej złożoności operacyjnej ma olbrzymie znaczenie. PIM staje się w tym procesie kluczowym narzędziem, umożliwiającym mierzalne usprawnienia.
Szybsze wprowadzanie produktów na rynek
Dzięki centralizacji danych produktowych w PIM wprowadzenie nowego produktu do wszystkich kanałów sprzedaży jest dużo prostsze. Zamiast ręcznej aktualizacji każdego z kanałów, zespół wprowadza informacje raz, a system automatycznie rozsyła je do odpowiednich miejsc. To skraca time-to-market nowych produktów, pozwalając szybciej reagować na trendy, zmiany rynkowe czy nowe oczekiwania klientów.
Lepsza jakość kart produktowych
PIM pozwala poprawia jakość informacji produktowej, ułatwiając zachowanie jej kompletności i spójność. Takie narzędzia, jak Pimcore, umożliwiają walidację wprowadzanych danych, co w prosty sposób pomaga utrzymać standardy jakości. Dzięki temu karty produktowe są bogatsze i dokładniejsze. To może przekładać się na wyższą konwersję i niższą liczbę zwrotów.
Spójność danych w omnichannel
PIM integruje informacje produktowe z różnymi kanałami sprzedaży – sklepem internetowym, marketplace’ami, aplikacjami mobilnymi, katalogami cyfrowymi czy materiałami marketingowymi. To gwarantuje, że klient zawsze otrzymuje spójną informację, niezależnie od tego, w jakim miejscu styka się z marką. Efekt? Poprawa doświadczenia zakupowego i większego zaufanie do sprzedawcy.
Odciążenie zespołów e-commerce i marketingu
Centralizacja danych eliminuje powtarzalną, ręczną pracę. Zespół nie musi już poprawiać arkuszy i aktualizować informacji. Może skupić się na ważniejszych zadaniach: tworzeniu atrakcyjnych treści, kampaniach marketingowych i strategii sprzedaży. Lepsze wykorzystanie zasobów – czasu i energii pracowników – zwiększa efektywność ich działań.
PIM vs ERP – nie wybór „albo–albo”
W dużym e-commerce dyskusja o PIM i ERP nie powinna sprowadzać się do pytania, który system jest „lepszy” lub który należy wdrożyć jako pierwszy. Oba systemy pełnią komplementarne role, odpowiadając na różne potrzeby biznesowe i technologiczne. ERP pozostaje fundamentem operacyjnym. Umożliwia zarządzanie transakcjami, stanami magazynowymi, cenami i procesami finansowymi, zapewniając stabilność i spójność operacyjną firmy.
Jednocześnie – na pewnym etapie rozwoju organizacji – dane produktowe stają się strategicznym zasobem biznesowym. Decyzja o wdrożeniu PIM nie jest wyborem w stylu „albo–albo”, a raczej logicznym uzupełnieniem istniejącej architektury, które w dojrzałym e-commerce staje się kluczem do efektywnego skalowania wzrostu.
Chcesz lepiej zrozumieć, jakie realne problemy w e-commerce rozwiązuje PIM i gdzie przynosi największą wartość operacyjną? Poznaj kluczowe zalety systemu PIM i zobacz, jak uporządkowana informacja produktowa może stać się przewagą konkurencyjną Twojego sklepu.