Czy Twoja firma powinna rozważyć wdrożenie katalogu PunchOut?

Zakupy firmowe tak proste, jak prywatne – poznaj PunchOut

Na pewnym etapie rozwoju wdrożenie w firmie systemu e-Procurement to po prostu konieczność – potrzeby zaopatrzeniowe są tak duże, że bez ich automatyzacji przedsiębiorstwo utonęłoby w lawinie danych związanych z zamówieniami. Takie rozwiązania, jak Ariba czy Coupa, pozwalają kompleksowo zarządzać procesem zaopatrzenia. W ostatnim czasie coraz częściej mówi się jednak o narzędziu, które przenosi zakupy firmowe na jeszcze wyższy poziom – i to właśnie katalog PunchOut. Dla jakiej firmy będzie właściwym rozwiązaniem?

Katalog PunchOut to zintegrowane połączenie pomiędzy systemem e-Procurement lub ERP firmy, a witryną jej dostawcy. Umożliwia zakup produktów, surowców czy materiałów eksploatacyjnych bezpośrednio u kontrahenta, ale bez opuszczania wewnętrznego narzędzia do obsługi zamówień.

W praktyce wygląda to tak:

1. Kupujący loguje się do firmowego systemu e-Procurement.
2. Dzięki integracji PunchOut zostaje przekierowany do systemu e-commerce dostawcy, gdzie może korzystać z pełni jego funkcjonalności: filtrów, wyszukiwarki, konfiguratorów itp.
3. Kupujący przegląda asortyment i dodaje produkty do koszyka (wciąż w systemie dostawcy).
4. Kiedy ma już wszystko, czego szukał, zawartość koszyka zostaje przekazana do systemu e-Procurement jego firmy.
5. W systemie tworzone jest zlecenie zakupu, które następnie zostaje przekazane do zatwierdzenia.

PunchOut łączy więc 2 obszary:

• system e-commerce dostawcy ze wszystkimi jego funkcjonalnościami, które ułatwiają wyszukiwanie produktów i przyspieszają zakupy,
• oraz system e-Procurement firmy, dzięki któremu pracownik ma pełną kontrolę nad zamówieniami. W łatwy sposób może monitorować ich przebieg, planować budżet czy wychwytywać nieprawidłowości.

Korzyści biznesowe z wdrożenia PunchOut

Na wdrożeniu katalogu PunchOut korzystają obie strony biznesu – zarówno kupujący, jak i dostawca.

Korzyści dla kupującego:

• proces zakupowy tak prosty, szybki i intuicyjny jak w sklepie internetowym B2C – wdrożenie PunchOut zdecydowanie poprawia customer experience w B2B,
• automatyzacja procesu zaopatrzenia: oszczędność czasu, eliminacja przypadkowych błędów,
• większa kontrola nad zamówieniami i budżetem, łatwiejsze raportowanie,
• dostęp do zawsze aktualnego asortymentu dostawcy.

Dla dostawcy:

• automatyzacja obsługi klienta B2B – więcej czasu na realną sprzedaż,
• skrócenie cyklu sprzedaży,
• łatwiejsza obsługa zamówień i spójniejsze fakturowanie,
• mniej błędów i reklamacji,
• dostęp do danych analitycznych dotyczących tego, co w asortymencie przykuwa uwagę klienta lub co jest blokerem zakupowym.

Dowiedz się więcej o tym, co to jest PunchOut, jak działa i jakie korzyści przynosi.

PunchOut – dla jakiej firmy będzie opłacalnym rozwiązaniem?

Wdrożenie katalogu PunchOut diametralnie zmienia sposób, w jaki na co dzień pracuje dział handlowy w przedsiębiorstwie. Nie dla każdej firmy będzie jednak właściwym rozwiązaniem. Z prostego powodu – bo koszty jego wdrożenia będą niewspółmierne do uzyskanych korzyści.

Najpierw odpowiedzmy na pytanie, dla jakiej firmy PunchOut może nie być dobrym wyborem:

• dla mikro- i małych firm z niewielkimi potrzebami zakupowymi,
• dla organizacji, która składa powtarzalne zamówienia na stały asortyment, a ceny rzadko się zmieniają.

A jakie firmy najlepiej wykorzystają możliwości i zalety katalogu PunchOut?

Firmy produkcyjne

Integracja z katalogiem PunchOut znacznie skraca proces zakupowy i eliminuje przypadkowe błędy związane z zamówieniami. To sprawia, że na jego wdrożeniu najpełniej skorzystają firmy produkcyjne, na przykład przemysłowe czy z branży automotive lub FMCG.

Cechą charakterystyczną przedsiębiorstw produkcyjnych jest ogromne zapotrzebowanie na części, surowce, narzędzia czy materiały MRO (materiały eksploatacyjne do konserwacji lub obsługi parku maszynowego i związanej z nim infrastruktury). Wyzwaniem staje się też presja czasu. Zakupy zwykle robi się „na wczoraj”, bo każda opóźniona dostawa rodzi ryzyko opóźnienia produkcji. Dodatkowo pracownicy muszą stale kontrolować zgodność zamówienia z budżetem czy umowami, co bywa problematyczne, jeśli firma zaopatruje się u różnych dostawców – a w branży produkcyjnej to przecież częste zjawisko z uwagi na wąskie specjalizacje.

W jaki sposób PunchOut może usprawnić codzienne działanie firmy produkcyjnej?

• Umożliwia szybkie i wygodne składanie zamówień według wewnętrznych procedur (bo akceptacja zamówienia odbywa się w firmowym systemie e-Procurement).
• Daje dostęp online do katalogu dostawcy, z zawsze aktualnymi cenami i stanami magazynowymi.
• Zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów, które mogłyby opóźnić dostawy.
• Ułatwia kontrolę zamówień i zgodności z budżetem.

Firmy z sektora medycznego i farmaceutycznego

Kolejnym typem firm, które skorzystają na wdrożeniu PunchOut, są przedsiębiorstwa z sektora medycznego i farmaceutycznego. Takie organizacje również mierzą się z presją czasu. Robią częste zakupy z niezwykle krótkim czasem realizacji (leki, środki ochrony, sprzęt jednorazowy, odczynniki, materiały laboratoryjne), a zamówienia muszą trafić do wielu różnych punktów: oddziałów, laboratoriów czy przychodni. Krytyczne znaczenie ma tutaj aktualność informacji o dostępności i terminie dostawy. Wszystkie zamówienia muszą także spełniać surowe wymogi dokumentacji i zgodności z procedurami.

Integracja z katalogiem PunchOut odpowiada na każde z tych wyzwań. Przyspiesza proces towarowania, minimalizuje ryzyko błędów (np. pomyłek numerów katalogowych), ułatwia wybór odpowiednich produktów i pozwala lepiej kontrolować terminy realizacji zamówień.

Duże korporacje i grupy kapitałowe

Korporacje, takie jak banki, biura czy firmy call center, zwykle nie robią skomplikowanych zakupów (potrzebują przede wszystkim materiałów biurowych czy sprzętu IT), ale za to robią ich dużo. Jeśli dodamy do tego setki pracowników, różne lokalizacje i trudności w standaryzacji – bo każdy oddział zamawia coś innego – uzyskamy idealną podstawę do tego, aby rozważyć wdrożenie PunchOut. Rozwiązanie tej klasy ułatwia centralizację zakupów zgodnych z polityką przedsiębiorstwa. Automatyzuje także przekazywanie zamówień do zatwierdzenia i księgowości.

Sieci handlowe i retail

Integracja z katalogiem PunchOut będzie dobrym wyborem również w przypadku sklepów i magazynów. Potrzeba stałych dostaw, wiele punktów zamawiających, duża różnorodność produktów – wszystko to sprawia, że automatyzacja procesu towarowania może pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Firmy budowlane i inżynieryjne

Dla jakiej firmy PunchOut będzie właściwym rozwiązaniem? Jego wdrożenie powinny przemyśleć również przedsiębiorstwa budowlane i inżynieryjne. Prowadzenie projektów w różnych lokalizacjach, z różnymi harmonogramami i różnymi podwykonawcami to gigantyczne wyzwanie, a każda opóźniona dostawa oznacza kosztowny przestój. Do tego dochodzi jeszcze wysoka zmienność zapotrzebowania i cen materiałów – cecha charakterystyczna branży budowlanej. System e-Procurement zintegrowany z PunchOut zapewnia dostęp do zawsze aktualnych cenników i ułatwia zarządzanie danymi kosztowymi, co pozwala na sprawne rozliczanie poszczególnych projektów.

Firmy sprzątające, zarządzające nieruchomościami, facility management, HoReCa

Integracja z katalogiem PunchOut może przynieść korzyści biznesowe również w takich przedsiębiorstwach, jak firmy sprzątające, zarządzające nieruchomościami, facility management czy hotele i sieci gastronomiczne. Dlaczego? Regularne zakupy produktów spożywczych, chemii lub sprzętu, sezonowość, różne potrzeby w różnych lokalizacjach, duża liczba zamówień niskokwotowych, która obciąża dział zakupów – wszystko to stanowi silną przesłankę, aby rozważyć wdrożenie narzędzia automatyzującego proces zaopatrzenia.

Uczelnie, instytucje publiczne, organizacje pozarządowe

Integracja PunchOut jest na tyle elastycznym rozwiązaniem, że sprawdzi się również w miejscach pozornie niezwiązanych ze sprzedażą, takich jak uczelnie, instytucje publiczne czy organizacje NGO. W takich organizacjach zaopatrzeniem zajmują się zwykle osoby bez doświadczenia zakupowego, więc prostota i intuicyjność procesu stają się kluczowe. Do tego dochodzą silne wymogi formalne dotyczące zgodności z przepisami o zamówieniach publicznych.

Z systemem e-Procurement

Na pytanie, dla jakiej firmy wdrożenie PunchOut będzie najbardziej opłacalne, możemy odpowiedzieć również z innej perspektywy: dla każdej, która dysponuje zaawansowanym systemem e-Procurement i szuka usprawnień w procesie zaopatrzenia.

Samo narzędzie e-Procurement to infrastruktura: system pracy i przepływu informacji, procedury zatwierdzania i raportowania. W tej infrastrukturze musi się znaleźć jeszcze treść: produkty, opisy, zdjęcia, ceny, konfiguratory – czyli oferta dostawców. Można ją zaimplementować „ręcznie”, wgrywając do narzędzia odpowiednie pliki z katalogami statycznymi. I do pewnego momentu nie będzie to stanowiło żadnego problemu. Ale co jeśli ceny czy dostępność produktów zmieniają się przynajmniej raz w tygodniu? Aktualizowanie takich katalogów ręcznie to koszmar – i to dla obu stron transakcji.

Integracja systemu e-Procurement z systemem B2B dostawcy za pośrednictwem PunchOut całkowicie odmienia proces składania zamówień. I pisząc „całkowicie”, mamy na myśli… naprawdę całkowicie. Dzięki temu kupujący ma stały dostęp do zawsze aktualnej oferty dostawcy i może robić skomplikowane zakupy firmowe tak prosto i szybko, jakby kupował buty na Allegro czy Zalando. Żadnego wysyłania zapytań ofertowych, czekania na odpowiedź, ręcznego tworzenia zamówień – zamiast tego kilka kliknięć w systemie i gotowe, zamówienie trafia do zatwierdzenia. I, no właśnie, zatwierdzanie. Dzięki temu, że ostateczne potwierdzenie zamówienia odbywa się w wewnętrznym systemie e-Procurement, cały proces jest bezpieczny i zgodny z procedurami i standardami.

Duży dostawca B2B

Dla jakiej firmy wdrożenie PunchOut będzie najbardziej opłacalne? Opisaliśmy temat z perspektywy zamawiającego. A przecież katalog PunchOut to rozwiązanie dwukierunkowe, które łączy system e-Procurement kupującego z systemem B2B dostawcy. I to właśnie dostawcy najmocniej skorzystają z wdrożenia go u siebie. Możliwość integracji to bardzo mocna karta przetargowa – wielkie korporacje czy firmy produkcyjne właściwie nie współpracują z kontrahentami, którzy nie oferują takiej opcji. Procesy zaopatrzenia tak mocno obciążają zasoby przedsiębiorstwa, że składanie zamówień bez pomocy technologii jest po prostu nieakceptowalne.

Co zyskasz dzięki integracji PunchOut?

• Automatyzację i standaryzację obsługi klienta B2B – mniej chaosu operacyjnego, więcej czasu na realną sprzedaż, budowanie relacji i doradztwo.
• Skrócenie cyklu sprzedaży – klient samodzielnie wybiera produkty, konfiguruje je, sprawdza dostępność, co skraca czas od zainteresowania do transakcji.
• Zwiększenie wartości zamówienia – kiedy masz klienta „u siebie”, w swoim systemie, możesz prezentować mu dodatkowe produkty, którymi mógłby być zainteresowany.
• Mniej błędów i reklamacji – automatyzacja niweluje wiele przypadkowych błędów, co odciąża dział handlowy.
• Więcej danych do analizy – dzięki PunchOut jasno widzisz, co i kiedy zamawiają klienci i w jaki sposób poruszają się po Twoim systemie B2B, dzięki czemu możesz przygotować lepszą ofertę czy łatwiej prognozować popyt.
• Handlowcy mogą działać proaktywnie – nie tracą już czasu na żmudną obsługę zamówień i papierologię, więc mogą poświęcić swoją energię na rozwój relacji z klientami i aktywne doradztwo.

Szybkie podsumowanie – kiedy PunchOut to dobre rozwiązanie?

Nie każda organizacja potrzebuje takiego rozwiązania, ale dla wielu może to być prawdziwy gamechanger. W szczególności skorzystają na nim firmy, które:

• realizują duży wolumen zamówień,
• kupują asortyment zmieniający się dynamicznie,
• potrzebują dostępu do produktów konfigurowalnych,
• chcą zautomatyzować proces składania zamówienia,
• mają system e-Procurement i szukają sposobu na jego pełniejsze wykorzystanie,
• mają strategicznych dostawców gotowych na integrację.

Jeśli co najmniej dwa z tych punktów dotyczą Twojej firmy, czas poważnie rozważyć wdrożenie katalogu PunchOut. Sprawdź, jak zrobiliśmy to dla firmy Safety First ➡️ Jak zintegrowaliśmy katalog PunchOut z Magento 2?